Ведение личного дела обеспечивает порядок в кадровых документах и служит основой для подтверждения трудовой деятельности. Несмотря на отсутствие прямой обязанности для большинства организаций, практика показывает его высокую эффективность. В некоторых ситуациях, таких как восстановление кадровой документации в Астане, оно помогает оперативно восполнить недостающие бумаги.

Какие документы включают в личное дело

Трудовое законодательство Казахстана не закрепляет точного перечня, поэтому его формирование определяется внутренними инструкциями компании. В основе личного дела лежат документы, которые работник передаёт при оформлении трудового договора.

Обычно в состав личного дела работника помещают такие документы:

• личный листок учёта кадров с анкетными данными и сведениями о сотруднике;
• копию удостоверения личности, вида на жительство или удостоверение оралмана;
• бумаги об образовании, подтверждении квалификации и различные сертификаты, отражающие профессиональные навыки;
• копию трудового договора и дубликат трудовой книжки;
• приказы по кадровым вопросам, фиксирующие приём, перемещение или увольнение.
• медицинские справки или заключения, если они требуются по закону;
• внутреннюю опись всех бумаг, включённых в дело.

Такой комплект обеспечивает полноту сведений и помогает работодателю обосновывать кадровые решения.

Оформление личного дела сотрудника

При ведении личного дела необходимо ориентироваться на типовые нормы документирования и работы с документацией. Все материалы подшиваются в порядке их поступления, то есть последовательно по датам. Полное оформление включает нумерацию листов, подготовку заверительного листа, составление внутренней описи и переплёт. На обложке указываются все реквизиты — от названия организации до срока хранения и архивного шифра.

При подготовке дела применяются такие шаги:

• указание на обложке названия организации, подразделения и населённого пункта;
• проставление индекса по номенклатуре дел и заголовка;
• обозначение даты заведения и завершения дела, количества листов и срока хранения;
• внесение архивного шифра и обеспечение надёжного подшива документов.

Придерживаясь этого порядка, работодатель обеспечивает соответствие документации требованиям законодательства и внутреннего контроля.

Правильное ведение личного дела упрощает работу кадровой службы и делает процесс более прозрачным. Сохранение копий ключевых бумаг снижает риски проверок и помогает защищать интересы компании. Соблюдение установленных правил хранения обеспечивает надёжность делопроизводства и уверенность работодателя в его законности.

Источник: unionexpert.kz.